Privacyverklaring

Het VEKA, de OVAM, Wonen-Vlaanderen en Departement Omgeving treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van woningpas en hebben hierover afspraken gemaakt via verscheidene samenwerkingsovereenkomsten. Ze respecteren uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken in het kader van de Woningpas. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van: 

  • Het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (hierna: VEKA) gevestigd te Graaf-de-Ferraris-gebouw, Koning Albert II-laan 20 bus 17, 1210 Brussel
  • De Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (hierna: OVAM) gevestigd te Stationsstraat 110, 2800 Mechelen
  • Het Agentschap Wonen-Vlaanderen (hierna: Wonen-Vlaanderen), gevestigd te Havenlaan 88 bus 40, 1000 Brussel
  • Het Departement Omgeving (hierna: Omgeving), gevestigd te Graaf-de-Ferraris-gebouw, Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1210 Brussel

Meer informatie rond gegevensbescherming van de onderscheiden gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken vindt u op:

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het VEKA, de OVAM, het Agentschap Wonen-Vlaanderen en het Departement Omgeving verwerken uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord wij om te verwijzen naar het VEKA, de OVAM, het Agentschap Wonen-Vlaanderen en het Departement Omgeving. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, opmerkingen of suggesties of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) door te mailen naar:

Welke gegevens verwerken we over u?

Wij verwerken uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn de gegevens die u direct of indirect identificeren als natuurlijk persoon.

De concrete persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van de Woningpas hebben betrekking op gebouw-, perceels- en omgevingsgebonden informatie. Die informatie bevat onder meer attesten, keuringen, vergunningen, technische gegevens, open data m.b.t. geografische gegevensbronnen en geografische diensten. Daarnaast verwerken we eveneens uw identificatiegegevens, zodat wij u onze dienst kunnen verlenen.

De verwerking van deze persoonsgegevens kadert binnen het decreet van 30 november 2018 betreffende de gebouwenpas (BS 17 december 2018) en het Besluit van de Vlaamse Regering inzake gebouwenpas op 23 april 2021 (BS 2 juni 2021).

Wanneer verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u in het kader van de Woningpas een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van deze diensten die wij u verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een vraag aan ons stelt.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen. 

Wij kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij  de Woningpas toevoegt.

Daarnaast vragen wij uw persoonsgegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal protocollen (vroeger machtigingen geheten) en verwerkingsovereenkomsten afgesloten om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. 

Het gaat onder meer om volgende protocollen en verwerkingsovereenkomsten:

  • Overeenkomst voor de omkadering van de uitwisseling van patrimoniuminformatie tussen de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie en OVAM in het kader van de Gebouwenpas van 4 september 2018.
  • Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van de Vlaamse Belastingsdienst naar de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij in het kader van een test voor de verfijning van data voor het project “Woningpas” van 24 januari 2019.
  • Begeleidend protocol inzake gegevensverwerking in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en OVAM betreffende de organisatie van de “Gebouwenpas” van 5 oktober 2021
    • Addendum begeleidend protocol inzake gegevensverwerking in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en OVAM betreffende de organisatie van de “Gebouwenpas” van 5/10/2021 d.d. 10/05/2021.
  • Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van de Vlaamse Belastingdienst naar de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij in het kader van een voor de verfijning van data voor het project 'Woningpas' van 17 december 2021.
    • Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van de Vlaamse Belastingsdienst naar de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij in het kader van een test voor de verfijning van data voor het project “Woningpas” van 24 januari 2019. 
  • Protocol OVAM - Fluvius in het kader van de woningpas van 27 november 2019.
  • Protocol OVAM - AquaFlanders in het kader van de woningpas van 16 maart 2021.
    • Addendum protocol OVAM - AquaFlanders in het kader van de woningpas van 16 maart 2021 dd 17/12/2021.
  • Afzonderlijke verwerkingsovereenkomst VLARIO - OVAM in het kader van de Gebouwenpas van 15 april 2021
    • Addendum afzonderlijke verwerkingsovereenkomst VLARIO - OVAM in het kader van de Gebouwenpas d.d. 17/12/2021.
  • Verwerkingsovereenkomst OVAM -  Departement Omgeving (datacenter) in kader van data-opslag van documenten in een digitale kluis van woningpas van 16 december 2020.
  • Protocol OVAM - Fluvius - VEKA in kader van gegevensuitwisseling voor energieverbruiken, premiegegevens, EAN-tabel met koppeling EAN en gebouweenheidsID voor ontsluiting gascertificaat van 6 mei 2022/
  • Verwerkingscharter OVAM - Digitaal Vlaanderen voor gegevensuitwisseling in kader van koppeling Woningpas aan Mijn Burgerprofiel van 13 mei 2022.
  • Afzonderlijke verwerkingsovereenkomst OVAM - Gas.be in kader van gegevensuitwisseling digitale gascertificaten van 12 september 2022.

Het gaat onder meer om volgende machtigingen:

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen in het kader van de Woningpas. Deze dienst die vraagt u bij ons aan via https://woningpas.vlaanderen.be. Meer specifiek gaat het om het verlenen volgende diensten:

  • attesten; 
  • keuringen;
  • vergunningen;
  • technische gegevens;
  • open data m.b.t. geografische gegevensbronnen en geografische diensten. 

Indien er contact wordt opgenomen met het Contactcenter 1700 via mail, chat of het gratis telefoonnummer of via woningpas@vlaanderen.be , dan kan er in bepaalde gevallen persoonlijke informatie worden gevraagd. De contactgegevens en de vraag worden in dat geval geregistreerd. De voorlichters van het contactcenter kunnen deze gegevens consulteren. Deze gegevens worden enkel verder meegedeeld aan de bevoegde overheidsdienst indien dit noodzakelijk is voor de verdere behandeling van de gestelde vraag. De gegevens worden steeds verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens door ons m.b.t. de Woningpas kadert binnen een taak van algemeen belang zoals opgenomen in het decreet van 30 november 2018 betreffende de gebouwenpas (BS 17 december 2018) en het Besluit van de Vlaamse Regering inzake gebouwenpas op 23 april 2021 (BS 2 juni 2021). Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in de regelgeving is voorzien.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. In het kader van de Woningpas wil dit zeggen dat we uw gegevens bewaren gedurende uw gebruikerssessie. Documenten die u zelf actief aan woningpas verschaft, worden bewaard in een digitale kluis voor onbepaalde duur.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw persoonsgegevens worden enkel ingezameld en verwerkt om de door u gevraagde informatie te verstrekken of om de door u gewenste dienstverlening online te realiseren. De verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot de beoogde doelstelling. Uw persoonsgegevens worden door ons niet bekendgemaakt aan derden, noch voor direct-marketingdoeleinden aangewend.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. Deze verwerkers treden op in het kader van de ontwikkeling en het onderhoud van het platform. 

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). 

Wat zijn uw rechten?

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt ook terecht bij die diensten als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus zouden moeten verwijderd worden. Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

Wanneer er reden tot twijfel bestaat omtrent de identiteit van de persoon die het verzoek tot uitoefening van diens rechten indient, dan kunnen wij u een bewijs van uw identiteit vragen. Op die manier voorkomen wij dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG):

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie:

  • Per brief:

VTC

Koning Albert II Laan 15

Brussel 1210

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

De Vlaamse overheid (VO) treft de best mogelijke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen. Deze veiligheidsmaatregelen worden ingevuld rekening houdend met: 

  • de stand van de techniek;
  • de uitvoeringskosten;
  • de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden; en
  • de qua waarschijnlijkheid en ernst van de uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

Algemene informatie

Wij hebben elk moment het recht om de privacyverklaring te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden wij altijd via uw Woningpas en gelden vanaf het moment dat deze bekendgemaakt worden.